Tijdmanagement voor ondernemende ouder... Het werkt niet altijd!

Als mama maar ook als ondernemer ben ik een krak in multi-task managing.

Ik had vroeger een reclamebedrijf en daar was het superdruk. Ik werkte heel veel, te veel. Ik stond om 7 uur op om mijn dochter naar school te brengen en ging pas heel laat slapen want deadlines moesten behaald worden.

Maar ja, dan gebeurt het onoverkomelijke. Je kind wordt ziek, en je moet dringend naar de dokter. En dat gebeurde wel regelmatig. En dan zit je daar in de wachtkamer te wachten en te wachten… waar is je aandacht dan? Bij je kind of bij hetgeen je nog af moet krijgen, want beloofd is beloofd? Hoeveel geduld heb je dan?

Tijdmanagement is een populair onderwerp

Er zijn talloze boeken, cursussen en workshops die allemaal als doel hebben om ons te leren beter met onze tijd om te gaan, tijd beter in te delen of meer te doen in minder tijd. Het managen van tijd is vaak bedoeld als middel om meer controle te krijgen en te houden… over je leven in het algemeen of je werksituatie in het bijzonder. En laten we eerlijk zijn, dat kan best fijn zijn. Grip op elke situatie. Nooit meer het gevoel onaangenaam verrast te worden of zelfs overweldigd.

Daarom krabbelen we massaal maandkalenders in een bullet journal, slingeren er in een gemiddeld huis tientallen lijstjes rond (die we dan weer noteren op een hoofdlijst) en is menig werkplek bedolven onder de post-its. Helaas, het leven laat zich niet altijd vangen in een lijst met Eerstvolgende Acties.

Sommige dingen kun je niet controleren

Zoals bijvoorbeeld….. tijd. Tijd leidt zijn eigen leven. In het universum is er geen tijd, alles is altijd nu. Geen verleden, geen toekomst. Dat klinkt voor sommigen misschien wat onbestemd maar dat tijd niet universeel is, werd al in 1905 gesteld door

“Ja maar Eva, tijdmanagement draait vaak helemaal niet om tijd, maar om effectiever werken!”

Inderdaad gaan veel systemen verder dan alleen ‘hoe deel je jouw agenda in?’ Maar zoals Stephen Covey, de auteur van het bekende boek ‘De Zeven Eigenschappen van Effectief Leiderschap’ al schreef:

“Het begrip tijdmanagement deugt niet. Het gaat niet om de organisatie van tijd, maar van onszelf.”

Waarom alleen plannen niet genoeg is

Het enige wat je kunt controleren is jezelf. Jezelf beter leren kennen, zodat je van je valkuilen een kracht kunt maken. Je kunt nog zo’n geavanceerd systeem opzetten met agenda’s en lijstjes en kleurcoderingen en projectmanagement, maar als je niet leert om jezelf te ‘managen’ dan is het bij voorbaat gedoemd te mislukken.

Een voorbeeld: Je kunt alles wat je nog moet doen opschrijven op een lijst en daarna alles een plek geven op verschillende to-do lijsten of in je agenda. Volgens veel tijdmanagement-goeroes ben je dan lekker bezig. Maar feitelijk heb je nog niets gedaan. Het staat op een lijst of in je agenda, maar betekent dat ook dat je het gaat doen?

Veel mensen zijn overweldigd door alles wat ze moeten doen op een dag. Zo overweldigd dat ze uiteindelijk niets doen. Anderen zijn heel snel afgeleid. Of ze onderschatten consequent hoeveel tijd iets kost. Leggen de lat veel te hoog, zijn besluiteloos of hebben last van uitstelgedrag.

Dat soort problemen los je niet enkel op met meer of betere lijstjes en een berg categorieën met eigen kleuren en labels. Wat je hier nodig hebt is meer inzicht in jezelf en een stukje persoonlijke groei. Weten wat het symptoom is waarop je meestal stuk loopt (bijvoorbeeld perfectionisme) en dan achterhalen wat daar de oorzaak van is (bijvoorbeeld faalangst). Leren omgaan met stress door middel van bijvoorbeeld pauzes, meditatie of lichamelijke beweging. Als je dat soort zaken niet eerst bij jezelf oplost dan zal het invoeren van nog weer een nieuwe kalendertechniek ook niet helpen.

Bovendien, zit je wel echt te wachten op weer een methode om nog meer te doen? Word je nou echt gelukkiger van al die drukte en die vol geplande agenda? Werd ik er gelukkiger van tijdens al die uren in de wachtkamer van de dokter waarin ik piekerde over mijn misgelopen schema en gemiste afspraken?

Ik ben er achter gekomen dat ik ‘tijd’ niet kan managen. Hoe meer ik verlangde om mijn tijd mooi in te delen in vakjes, in dagen, uren, projecten… hoe meer stress ik kreeg. Want met de dingen die écht belangrijk zijn in het leven – zoals het welzijn van je kind én die van jezelf- heb je op dat moment meestal geen rekening gehouden.

Het geheime ingrediënt van succesvolle tijdmanagement

Ik ben niet tegen tijdmanagement. In mijn blog Een jaar lang in the flow; 365 nieuwe kansen beschrijf ik bijvoorbeeld hoe ik elke avond 3 belangrijke zaken kies die zeker gedaan moeten worden waar ik mij de volgende dag op ga richten. Dat is ook een vorm van tijdmanagement.

Maar ik kies wel heel bewust voor een vorm waarbij er ruimte is voor alles wat je niet kunt plannen en waar je geen controle over hebt. En in plaats daarvan focus ik mij op datgene waar ik wel controle over heb. Waar ik grip op kan krijgen en waar ik altijd iets aan kan verbeteren.

Mijzelf ;-)

Tips om van tijdmanagement een succes te maken

• Volg je passie want dat motiveert je op kort en lang termijn!
• Kies een vorm van tijdmanagement die bij je past.
• Focus je op 1 ding tegelijk. Multitasken is niet altijd productief.
• Dingen gaan soms anders dan je gedacht had. Zorg voor een flexibele planning die je de ruimte geeft om met veranderingen om te gaan.
• Het is voor je hersenen niet altijd even makkelijk om van taak naar taak te hoppen. Werk liever langer aan 1 ding dan steeds heel kort aan heel veel verschillende dingen. Dat geeft je de kans om in een ‘flow’ te komen, dat gevoel dat je er helemaal inzit.
• Leer omgaan met negatieve stress op een manier die voor jou werkt
• Als de dingen anders gaan dan je gepland had en je daar niets aan kunt doen, probeer dat dan te accepteren. En bekijk daarna welke opties je welhebt (al was het maar de optie ‘iets doen waardoor je weer vrolijk wordt’).
• Loop je, ongeacht het systeem wat je gebruikt, steeds weer tegen dezelfde dingen aan? Dan is er een goede kans dat je niet meer lijstjes nodig hebt, maar meer inzicht in jezelf. Misschien is een van onze Open Lesdagen iets voor jou?

Welke tijdmanagement-technieken gebruik jij zelf? En welke sterke kanten en valkuilen kom je daarbij tegen? Ik lees het graag in de reacties!

Wil je meer leren over dit onderwerp of wil je anderen hierbij begeleiden? Misschien is onze cursus ‘Heart Communication & H-NLP‘ dan iets voor jou. Mail je vragen of schrijf je in voor onze nieuwsbrief, dan weet je altijd als eerste wanneer de eerstvolgende cursus gaat plaatsvinden.